С бурным развитием технологий огромные архивы с отчётами, журналами и книгами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, становятся всё менее востребованными, ведь этот объём информации можно сохранить в электронном виде на жёстком диске компьютера, габариты которого не больше размеров обычной книжки.

Электронный архив – это преобразование значительных объёмов печатной информации в электронные форматы данных. Сейчас каждое предприятие нуждается в систематизации отчётов о контрактов, кредитно - финансовой деятельности и иных документов, так что внедрение такого вида хранения данных, можно сказать продиктовано современностью. Электронный архив – это более эффективное использование работников, проводить в архивах не один час, чтобы предоставить заказчику необходимый договор или чертёж, отныне не следует. Электронный архив – это экономия денег, ведь он обходится ощутимо дешевле, нежели содержание помещений под хранение бумаг. Электронный архив – это надёжность и постоянство, конфиденциальность и безопасность: вы будете уверены в надежности хранения ваших документов, а также можете забыть об утечке информации.

Основой для создания электронного архива являются программы сканирования документов, посредством которых документы из печатного варианта переводятся в электронный. Самому сканированию документов предшествует их систематизация, удаление сортировка по степени целостности документов, скоб и скрепок для безпроблемного сканирования, оцифровка печатной или рукописной документации (чертежей). Далее происходит непосредственно процесс сканирования с подборкой необходимых настроек для каждого вида материала, благо программы сканирования созданы профи, которые предусмотрели все возможные трудности осуществления этого процесса. Сохранение полученных электронных документов в необходимом формате - последний этап. Самые распространенные форматы - это PDF и JPEG.

Требует разговора и система электронного документооборота, пришедшая на замену привычному деловодству. Как и электронный архив, система электронного документооборота путём автоматизации деловодства (предоставление требуемой документации, согласование контрактов и заказов и др. , улучшает производительность штата работников.

Ссылка на статью - http://www.podborka.info/stat/98_stat.html